Chaque utilisateur de votre espace de travail appartient à un groupe de permissions, qui détermine ses accès aux différentes sociétés et, selon le groupe, à l'espace de travail lui-même.
Les trois groupes par défaut
Administrateur : seul groupe donnant accès à l'espace de travail dans son ensemble, avec autorisation d'accéder aux différents onglets et, selon l'onglet, de les modifier : Entreprise, Répertoire, Historique, Archivage, Notifications, Groupes de permissions, Connecteurs, Utilisateurs, Marketplace, Facturation, Paramètres.
Collaborateur : aucun accès à l'espace de travail. Les droits s'exercent uniquement au niveau des sociétés. Correspond à une personne interne à la société du client, et s'attribue directement depuis l'espace de travail.
Externe : Correspond à une personne externe à votre compte (commissaires aux comptes, client final etc). Ce groupe s'attribue directement dans l'onglet Utilisateurs d'une société en particulier : l'utilisateur n'aura accès qu'à cette société.
Ajuster les permissions d'un utilisateur société par société
Pour les utilisateurs Administrateur et Collaborateur, vous pouvez affiner les accès au cas par cas depuis l'onglet Utilisateurs de l'espace de travail.
Pour cela, ouvrez la fiche de l'utilisateur concerné, puis ajustez son niveau de droits pour chaque société à laquelle il a accès :
Lecture et écriture
Lecture seule
Aucun
Envie d'aller plus loin ? Passez à la formule Grid
Les groupes par défaut ne correspondent pas toujours à l'organisation réelle de vos équipes. Avec la formule Grid, vous n'êtes plus limité à Administrateur, Collaborateur et Externe : vous construisez vos propres groupes de permissions, sur-mesure, pour refléter précisément les rôles au sein de votre structure.
Concrètement, l'onglet Groupes de permissions vous permet de :
Créer autant de groupes que nécessaire, avec le nom et les accès de votre choix : un groupe "Comptabilité" qui ne voit que la Facturation, un groupe "Assistant juridique" avec accès en lecture seule à l'Historique et au Répertoire, un groupe "Office Manager" avec la gestion des Utilisateurs mais sans accès à la Facturation... à vous de définir l'organisation qui correspond réellement à votre entreprise.
Modifier à tout moment les groupes existants, y compris Administrateur, Collaborateur et Externe, pour ajuster précisément ce que chacun peut voir ou faire.
Gérer les permissions à l'échelle du groupe entier : plus besoin de configurer chaque utilisateur un par un, un seul ajustement s'applique automatiquement à tous les membres du groupe.
Pour créer ou modifier un groupe, cliquez sur Créer un groupe, ou sur l'icône œil bleu (Voir) au bout de la ligne d'un groupe existant. Vous retrouverez la même liste de permissions que celle du groupe Administrateur, à cocher selon les besoins de chaque groupe.
Chaque utilisateur doit cumuler un rôle (périmètre de l'espace de travail) et des droits (périmètre sur l'entreprise).
⚠️ Modifier les accès d'un groupe existant depuis cet onglet impacte l'ensemble des utilisateurs qui y sont rattachés.