Avant d'importer des PV, vous devez avoir un registre déjà créé. Pour cela, consultez l'article Registres : Comment ouvrir un nouveau registre ?
Étape 1 : Accéder à votre registre
Dans le module Registres, vous arrivez sur votre tableau de bord qui liste l'ensemble de vos registres déjà créés. Cliquez sur le registre souhaité pour l'ouvrir et accéder aux PV déjà importés.
Étape 2 : Ajouter vos procès-verbaux
Cliquez sur Ajouter des procès-verbaux en haut à droite de votre écran. Plusieurs modes d'import s'offrent alors à vous :
Depuis votre ordinateur : sélectionnez vos fichiers en cliquant dans l'espace dédié, ou glissez-les directement dans l'encadré bleu. Vous pouvez importer plusieurs PV à la fois.
Depuis la GED : si vos PV sont déjà intégrés à la GED Axiocap, récupérez-les directement depuis le module Registres.
Depuis un connecteur : si vous avez installé des connecteurs (par exemple Docusign), récupérez vos PV via les liens entre Axiocap et ces plateformes.
Migrer un registre : cette option concerne uniquement les clients Axiocap présents avant l'arrivée de l'onglet Registres. Sélectionnez le dossier source dans "Documents" pour importer l'ensemble des PV déjà renseignés dans ce registre.
Étape 3 : Renseigner les informations du PV
Une fois le PV importé, vous pouvez modifier :
Le nom du PV : il figure sur le sommaire du registre, soyez clair et précis.
La date d'instance : elle doit correspondre à la date de l'assemblée ou de la réunion, et non à la date d'import. Cette date est essentielle pour conserver une chronologie correcte dans votre registre.
L'heure d'instance : utile s'il y a plusieurs assemblées dans une même journée. Elle n'est pas affichée dans le registre.