Organisation d’une assemblée en ligne sur Axiocap
L’organisation d’une assemblée en ligne avec Axiocap simplifie la gestion de vos réunions statutaires, depuis la convocation des participants jusqu’à l’édition du projet de procès-verbal. Voici comment tirer pleinement parti du module Assemblée en ligne.
Pour un guide visuel, consultez notre vidéo tutorielle ci-dessous :
Point d’attention 1 : Mise en place et gestion de l’assemblée
Rendez-vous dans l’onglet Assemblées en ligne > Gestion pour configurer votre assemblée. Toutes les étapes de la mise en place sont entièrement modifiables tant que l’assemblée est en état "Brouillon". Vous pouvez :
Ajouter ou modifier les résolutions.
Joindre des documents.
Personnaliser les informations des participants.
⚠️ Ajout de pièces jointes après convocation : Si vous souhaitez joindre des documents après l’envoi initial, il faudra générer et envoyer de nouvelles convocations.
Point d’attention 2 : Choix du type d’assemblée
Lors de la configuration initiale, vous devez sélectionner le type d'assemblée que vous souhaitez organiser. Deux options s'offrent à vous :
Assemblée générale :
Destinée aux sociétés où les droits de vote sont déterminés par les titres détenus.
Sélectionnez cette option si vous organisez une assemblée générale ordinaire, extraordinaire, ou mixte.
Autres décisions :
Conçu pour les sociétés ou associations où les droits de vote sont basés sur les sièges attribués.
Utilisez cette option pour des réunions où les décisions ne sont pas liées à la détention de titres.
Cliquez sur "Définir" sous l’option correspondant à vos besoins pour continuer la configuration.
Point d’attention 3 : Les trois états de l’assemblée
Brouillon :
L’ensemble des paramètres et documents est modifiable.
Idéal pour préparer et ajuster votre assemblée avant de l’officialiser.
En cours :
La période de vote est modifiable, mais les résolutions et pièces jointes ne le sont plus.
Une fois la première signature recueillie, la feuille de présence devient disponible.
Terminée :
L’assemblée n’est plus modifiable, à l’exception du projet de procès-verbal.
Vous pouvez générer le procès-verbal final pour clôturer l’assemblée et l'envoyer pour signature.
⚠️ le PV généré est un projet modifiable qu'il conviendra d'envoyer pour signature.
Point d’attention 4 : Gestion de la période de vote
La période de vote est distincte de la date de l’assemblée, offrant une flexibilité optimale :
Les votes peuvent être ouverts avant ou après la date de l’assemblée.
Pendant la période de vote :
Les participants ne peuvent plus donner de pouvoirs.
Ils sont invités à signer la feuille de présence et à voter directement.
💡 Astuce : Adaptez la période de vote pour inclure tous les participants, même ceux ayant des contraintes de disponibilité.
Avec Axiocap, gérez vos assemblées en ligne en toute simplicité et restez conforme à vos obligations statutaires. Pour plus de détails ou une assistance, n’hésitez pas à consulter notre centre d’aide ou à nous contacter.