La fonctionnalité d’assemblée en ligne d’Axiocap vous permet de préparer, convoquer et suivre vos assemblées de manière simple et conforme. Suivez ce guide pas à pas pour créer votre première assemblée.
🖱️ 1. Accéder au module assemblée en ligne
Cliquez sur “Assemblée en ligne” dans le menu de gauche.
Un tutoriel intégré vous guidera à travers les principales étapes si besoin.
📄 2. Remplir les informations essentielles depuis le formulaire
Renseignez les champs suivants :
Titre de l’assemblée : vous pouvez le modifier à tout moment.
Date et heure : moment prévu de l’assemblée.
Période de vote : durée pendant laquelle les participants pourront voter.
Pour en savoir plus, consultez l’article Assemblées en ligne : La période de vote
Lieu : en cas d’assemblée à distance uniquement, ce champ peut être laissé vide ou complété par un lien de visioconférence.
Lien de visioconférence : non obligatoire si l’assemblée se tient uniquement en présentiel.
🧩 3. Choisir le type d’assemblée
Assemblée Générale : si les droits de vote sont liés aux titres.
Autres décisions : si les droits de vote dépendent des sièges.
Vote en collège : si la société dispose de collèges électoraux distincts. Ce paramétrage vous permet d’organiser des votes spécifiques par collège.
📊 4. Paramétrer le quorum (facultatif)
Le quorum correspond au nombre minimum de participants requis pour que les décisions soient valides. Si vos statuts ne le prévoient pas, vous pouvez passer cette étape.
Quorum : Le quorum est le nombre minimum de membres ou de voix requis pour qu'une assemblée puisse délibérer et prendre des décisions valides. Il peut être fixé en fonction du nombre de participants physiquement ou représentés, ou en fonction du nombre de titres détenus (dans le cas d’une assemblée d’actionnaires).
⚙️ 5. Configuration des options d’assemblée
Sélectionnez les modules souhaités :
Pouvoirs : autorise la représentation par un mandataire.
Confidentialité des participants : masque la liste des participants pour les mandataires externes.
Résultats des votes confidentiels : masque les résultats des votes.
Signatures électroniques : autorise l’utilisation de crédits de signature pour les procurations.
📨 6. Mode de convocation
Choisissez les canaux d’envoi de la convocation :
Email simple (par défaut)
Envoi Recommandé Électronique (1 crédit ERE/convocation)
Lettre Recommandée Électronique eIDAS (1 crédit LRE/convocation)
Ajoutez si besoin des pièces jointes utiles à la prise de décision.
📆 7. Ajouter des pièces jointes
Ajoutez si besoin des pièces jointes utiles à la prise de décision (ex : rapports, projets de résolutions, documents financiers, etc.). Ces documents seront annexés à la convocation et accessibles aux participants.
👥 8. Ajouter les participants
Plusieurs méthodes sont possibles :
Ajouter manuellement chaque participant (nom, prénom, email)
Importer depuis votre répertoire existant
Importer via un fichier Excel
Une fois la liste prête, cliquez sur “Suivant”.
📟 9. Rédiger les résolutions
Sur la page “Résolutions”, indiquez le titre et la description de chaque résolution à soumettre au vote.
🚀 10. Lancer la convocation
Une fois tous les éléments renseignés, un récapitulatif s’affiche : nom, date, documents joints et résolutions.
Vous pouvez :
Cliquer sur “Envoi” dans la section "Convocation"
Ou convoquer individuellement depuis la fiche d’un participant
💡 Vérifiez que chaque adresse email est correctement renseignée avant l’envoi.
📬 11. Suivre l’envoi et la délivrabilité
Une convocation envoyée apparaît en orange dans l’onglet Participants.
En cas d’erreur, vous verrez un message dans la section Activités (ex : "Non délivré").
Le suivi de lecture indique la date et l’heure d’ouverture des documents.
Votre assemblée est désormais configurée ! Pour toute question, n’hésitez pas à consulter notre centre d’aide ou à nous écrire via le chat.