Comment nos registres dématérialisés remplacent la cote et le paraphe du greffe ?
La dématérialisation des registres a été introduite pour simplifier et sécuriser la gestion des documents juridiques. À la place de la cote et du paraphe effectués par le greffe, nos registres dématérialisés sont horodatés, garantissant ainsi leur validité légale.
Qu'est-ce que l'horodatage ?
L'horodatage désigne l'enregistrement précis de la date et de l'heure de survenance d'un événement. Ce procédé est au cœur de la validité des registres dématérialisés, conformément au décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019, qui encadre la dématérialisation des registres.
Contrairement à un registre physique qui nécessite un paraphe du greffe, l'horodatage numérique ne peut être falsifié ni altéré. Cela confère aux registres électroniques une sécurité accrue et une traçabilité infaillible.
Valeur juridique des registres horodatés
L'inscription de l'horodatage confère aux registres dématérialisés une valeur légale identique à celle des registres papiers, en remplaçant l'obligation de cote et de paraphe physique. Cela signifie que tous les événements enregistrés dans ces registres bénéficient d'une traçabilité totale et d'une immutabilité assurée par le procédé d'horodatage.
Pour en savoir plus sur les avantages de la dématérialisation des registres et leur cadre légal, vous pouvez consulter cet article de notre blog.
Ces registres ne sont pas inscrits sur la blockchain contrairement aux mouvements de titres mais doivent tout de même respecter certaines conditions :
Les procès-verbaux doivent être datés de manière électronique par un moyen d’horodatage offrant la garantie de preuve et ;
Les documents (procès-verbal, décision du Président, du conseil d’administration etc.) doivent, a minima, avoir été signés par le biais d’une signature électronique avancée.
Si ces conditions sont respectées, le registre aura valeur légale et la société pourra ainsi le gérer de manière électronique et dématérialisée.